Leta i den här bloggen

onsdag 26 oktober 2016

Hur skriver du ett effektivt Manus för Mötesbokning?

förberedelser mötesbokning manus


Denna serie blogginlägg fokuserar på hur du kan skapa manus för mötesbokning via kalla samtal. De tekniker som tas upp är också effektiva för andra typer av samtal inklusive: uppföljningssamtal, återkommande kunder, när du ska återkoppla till "varma leads" och inkommande förfrågningar.


Med hjälp av blogginläggen kommer du att:

  1. Få dina prospekts att lyssna och vara intresserade att följa samtalet till nästa steg, eftersom manuset använder ord och fraser som är specifika för dig och dina produkter.
  2. Förhindra tidiga invändningar och ursäkter, genom att påvisa potentiella fördelar i din Introduktion i syfte att få dina potentiella kunder att se vad de kan vinna genom att lyssna på dig.
  3. Tycka det är kul att boka möten via kalla samtal eftersom du vet att du arbetar enligt din best practice. Detta skapar en tilltro och pondus som lyser igenom i din röst.
  4. Kunna fylla din kalender med möten eftersom du vet hur du leder prospekts framåt från inledningen, genom de olika stadierna av samtalet, tills de samtycker till ett möte.

Behöver du hjälp?Behöver du hjälp att utforma ditt manus för mötesbokning eller vill du lära dig ännu mer om hur du kan bygga ditt manus rekommenderar jag dig att gå in på www.mötesbokning.nu alt. att kontakta mig på telefonnummer 0046-735412354.


Hur sätter du upp strukturen för ett kallt samtal?
I filmen nedan ger Anders Johansson från Upsales sin bild.



Skapa ditt manus för effektiv mötesbokning via kalla samtal

Vad bör en effektiv introduktion innehålla?
Direkt nedan följer en checklista över de byggstenar effektiv introduktion innehåller. Därefter följer mer information om varje byggsten.

Introduktion - Namn, position, tidsbegränsning, företagsnamn & ev. koncernnamn
Presentation - Differentiering & ev. positionering
Orsak till samtalet – Påvisa hur skapar du värde för den du ringer.
Tvåvägsavslut - fokusera på kalendern
Behovsanalys - ta chansen att kvalificera mötet samt att förbereda dig
Mötesadministration

- Introduktion - Namn, position

Det är viktigt att fatta ett medvetet beslut om det bästa sättet att presentera dig för dina prospekts.
Bestäm om du bara vill använda ditt förnamn eller för- och efternamn.
Ditt val kommer att bero på hur formell du vill låta och på dina prospekts titel.
Etikett och seder beroende på vilket land du bearbetar kan också påverka ditt val.


Själv har jag valt att alltid säga både för- och efternamn när jag ringer i Sverige oberoende av vem jag ringer till.

Om du har en hög position på ett företag eller expert på ett visst område kan det vara en fördel att nämna eller betona din titel. Jag är själv partner, försäljningsansvarig och marknadsansvarig på Adsensus. I de fall jag ringer till en försäljningschef väljer jag ibland att nämna att jag också är försäljningschef. Oftast väljer jag dock att bara presentera mig med för- och efternamn. Även här finns ingen forskning som visar vad som är rätt eller fel. Testa dig därför fram och känn efter vad som passar dig bäst.

Exempel: vikten av att välja rätt ordDu behöver också fundera igenom vilka ord du ska använda precis innan du säger ditt namn, och ev. titel eller position du vill lägga till. T.ex Om du ska säga hej, tjenare eller hejsan... Jag brukar själv börja mina manus med att skriva:

- Hej det här va (namn på mottagaren av samtalet)
- Hej (namn på mottagaren), jag heter Peter Kuylenstierna (konstpaus) 
- Hej

Anledningen till att jag skriver (konstpaus) är att många mötesbokare, framförallt när de är nya eller nervösa, har en tendens att rusa in i samtalet: 

-Hej-jag-heter-Peter-Kuylenstierna-och-arbetar-på-Adsensus-vi-arbetar-med-framgångsrik-försäljning-har-du-tid-en-minut?

Hur ser ett vanligt telefonsamtal ut för dig?
Tänk efter hur det låter när du ringer en familjemedlem eller nära vän. Min erfarenhet är att ett normalt samtal mellan två människor som känner varandra brukar inledas ungefär såhär:

-Hej det är David alt. -Ja det är David eller. -David Kuylenstierna
-Hej-pappa-det-är-Peter
-Hej!-Peter!

Försök få dina samtal att kännas så normala som möjligt.

Du behöver också bestämma om du använda: mitt namn är ... eller, jag heter ... eller andra ord för att introducera ditt namn. Mitt råd här är att välja en introducerande fras som känns naturlig för dig.

Känner du dig rädd eller osäker kommer redan dessa tips att få dig att bli mer bekväm eftersom du nu vet hur du ska öppna ditt samtal.

Introduktion, företagsnamn, mötesbokning, manus

Hur introducerar du ditt företagsnamn i ett kallt samtal?

Om du bara anger namnet på ditt företag - kommer dina prospekts då känna till ditt företag eller dina produkter?

I inledningen av ett kallt samtal söker dina prospekts efter kopplingar mellan vad de känner till och vad samtalet handlar om. Det är därför viktigt att ge välbekanta referenspunkter för att de ska kunna göra dessa kopplingar positiva.

Om du arbetar för ett välkänt varumärke, såsom Microsoft eller Google, så kommer de säkert känna till de produkter du säljer. Men vad händer om de inte känner till ditt varumärke sedan tidigare? Det är faktiskt inte hela världen. Nedan kommer du få chansen att förklara hur ditt företag skapar värde för kunden.

Skulle det vara så att du arbetar på ett dotterbolag som är en del av en större koncern kan det vara mer fördelaktigt att använda namnet på koncernmodern snarare än det dotterbolag du representerar. Bästa sättet att komma fram till vad som ger bäst effekt är att testa och mäta resultatet.

Tidsbegränsning mötesbokning manus

Tidsbegränsa samtalet (time constraint)

Även om jag själv är en förespråkare för att tidsbegränsa samtalet vill jag vara tydlig med att åsikterna här går isär. Den vanligaste tidsbegränsningen lyder:

-Har du tid att prata en minut?

Motståndarna hävdar att det i princip bara är telemarketingföretag som använder tidsbegränsningar och att mottagaren av samtalet genom användningen av en tidsbegränsning, direkt får intryck att det är fråga om ett kallt samtal och därför blir misstänksam eller negativt inställd.

Jag anser å andra sidan att det är viktigt att visa respekt för att den du ringer eventuellt är upptagen vid det specifika tillfället. Vidare är det fördelaktigt att motparten förstår att tanken inte är att uppta dennes tid med ett långt samtal. Genom att påpeka att samtalet är tänkt att vara kort avväpnas mottagaren av samtalets eventuella oro för att samtalet kommer att uppta för mycket tid.
Exempel på tidsbegränsningar jag själv använder är:

-Har du tid att prata?
-Hur ser det ut för dig, har du tid att prata lite kort här?
-Ringer jag lägligt?

Ifall den du talar med berättar att hen sitter upptagen ser jag det inte nödvändigtvis som negativt. Genom att följa upp med frågan när det passar bättre att du ringer visar du respekt vilket jag upplever att många uppskattar.

Vidare aktualiserar denna fråga reciprocitetsprincipen eftersom du vid nästa samtal återkommer när motparten bett dig att återkomma. Du har alltså gjort någonting för motparten som därigenom kommer att vara mer positivt inställd till ditt erbjudande vid samtal nummer två än vad hen skulle ha varit vid det första samtalet. Detta är en av flera kritiska nycklar till att göra kalla samtal varma!

Om företaget – hur skapar du värde?

Såhär långt har jag ovan gått igenom hur bygger upp introduktionen av dig själv och ditt företagsnamn i ditt säljmanus. Vi har alltså kommit ca 4,5 sekunder in i samtalet och följande har sagts: 

- Hej det här va (namn på mottagaren av samtalet)
- Hej (namn på mottagaren), jag heter Peter Kuylenstierna (konstpaus) 
- Hej
- Har du tid att prata?
- Ja

Förhoppningsvis har du gjort det tillräckligt bra för att dina prospekts ska vara beredda att lyssna på dig. Risken är dock överhängande, särskilt om den de talar med är vana vid att få kalla samtal, att de kommer med en invändning som exempelvis att de är upptagna.

Detta beror på att du fram till nu fortfarande inte har vunnit deras uppmärksamhet.
För att ditt manus för kalla samtal ska bli framgångsrikt är det viktigt att du nu fångar uppmärksamhet genom att betona potentiella fördelar som kan vara av intresse och som kommer att skapa värde för den du ringer.

Det gör du genom att i ditt säljmanus relatera till vad ditt företag säljer eller arbetar med. Det är fördelaktigt att välja en stor, vidöppen, potentiell fördel som du erbjuder kunder. Risken är annars är att den du ringer inte känner igen sig i den specifika fördel du erbjuder. Detta bör utgöra nästa rad av ditt manus för kalla samtal.

För att hjälpa dig, fundera över ditt företags differentiering; är du den billigaste, mest pålitliga, lokala, världstäckande, eller mest erfarna leverantören? Har du en unik produkt eller tjänst, kan du erbjuda den du ringer något de för närvarande inte har, eller kan du lösa ett problem eller förbättra någonting?

När du lägger till den här raden till ditt manus för kalla samtal, använd en generell fördel om du inte har anledning att tro att en mer specifik fördel matchar deras behov. Jag har själv valt att betona Adsensus positionering: framgångsrik försäljning.

- Hej det här va (namn på mottagaren av samtalet)
- Hej (namn på mottagaren), jag heter Peter Kuylenstierna (konstpaus) 
- Hej
- Har du tid att prata?
- Ja
- Toppen, jag arbetar på Adsensus med att skapa framgångsrik försäljning (betonas).

Nu för den viktigaste raden i alla försäljnings kalla samtal...

Referenser

Det brukar sägas att en bild säger mer än tusen ord. Inom komplex B2B försäljning vill jag påstå att en referens säger mer än tusen ord. Genom att betona vilka andra företag du samarbetar med aktualiserar du principen om socialt bevis. De flesta människor tycker inte om risk och vi gör ofta undermedvetna antaganden om att det som andra tycker om också är bra för oss.

Exempel:
När du som turist i en ny stad letar efter en restaurang, väljer du att besöka den restaurang som inte har några gäster eller väljer du att fråga om det finns ett ledigt bord på den restaurang som ser full ut?
Om du är som de flesta andra kommer du att välja den senare. Ett alternativt synsätt skulle ha kunnat vara att du, på den restaurang som är tom, kommer att kunna få bättre service av servitören och bättre mat från köket eftersom du kommer att få deras fulla uppmärksamhet. Vi gör dock ett undermedvetet antagande att den restaurang som är full uppskattas av andra och därför är bättre.

Åter till manuset. Direkt efter att jag förklarat hur vi skapar värde väljer jag därför att direkt nämna tre referenser. Om det är möjligt försöker jag välja referenser som verkar i samma bransch som den jag ringer alternativt referenser som är stora och välkända.

Exempel
- Hej det här va (namn på mottagaren av samtalet)
- Hej (namn på mottagaren), jag heter Peter Kuylenstierna (konstpaus) 
- Hej
- Har du tid att prata?
- Ja
- Toppen, jag arbetar på Adsensus med att skapa framgångsrik försäljning (betonas). Vi arbetar bland annat med referens 1, referens 2 och referens 3 (samtliga referenser betonas). 

Orsaken till samtalet

Jag arbetar uteslutande med komplex B2B försäljning kännetecknad av relativt höga ordervärden. Om du säljer direkt via telefon (transaktionell försäljning) slutar detta inlägg nu att vara relevant.

Målsättningen för mig med det kalla samtalet är att boka ett möte. Skälet är att jag vet att jag behöver bygga tillit och sympati för att mottagaren ska vilja investera i mina tjänster. Att bygga tillräcklig tillit och sympati, under ett telefonsamtal som varar mellan 2-5 minuter, för att mottagaren ska vara beredd att investera 30 000 - 100 000 kr i månaden är nästintill omöjligt.

Under ett eller flera möten har du däremot en eller flera timmar på dig att bygga det förtroende som krävs.

En vanlig fras för att påpeka syftet med samtalet är att berätta att "vi gärna vill komma förbi på ett möte för att presentera vad vi gör lite närmare". Jag upplever dock att många är köpare är trötta på presentationer.

Jag brukar därför istället börja med att påpeka att jag är intresserad av bolaget jag ringer, kanske på grund av ett tidigare arbete jag gjort i branschen, att jag känner någon som arbetat där, på grund av att jag läst en artikel eller av något annat skäl jag kommit i kontakt med bolaget. Därefter säger jag att jag är nyfiken på att höra mer om hur de driver sin försäljning samt att jag är intresserad av att se om vi på något sätt skulle kunna hjälpa dem till större framgång. I mitt manus skulle det kunna se ut såhär:

- Toppen, jag arbetar på Adsensus med att skapa framgångsrik försäljning (betonas)
och vi arbetar bland annat med 
referens 1, referens 2 och referens 3 (samtliga referenser betonas). Anledningen till att jag ringer är att jag är väldigt nyfiken på er verksamhet och gärna skulle vilja komma förbi för att höra lite mer och se om det finns någonting som vi skulle kunna hjälpa er med.

Tvåvägsavslutet

Genom att presentera två alternativ utesluter vi det tredje. Val gör oss ofta förvirrade och utmattade. Höga beslutsfattare på större bolag ställs inför och fattar många beslut varje dag. Att de är ovilliga till att ta möten beror ofta inte på att de inte är intresserade utan snarare på att deras agenda redan är full och att de inte upplever sig ha tid och kraft att sätta sig in i fler frågor.

Genom att omdirigera fokus, från vad mötet ska handla om till kalendern gör vi det lättare för beslutsfattaren att fatta beslut.

- Har du kalendern i närheten?
- Ja

För att skapa effektiva mötesdagar är det fördelaktigt att gå igenom vilka dagar som passar dig att träffas. När du har det klart för dig kan du enkelt föreslå två datum.

- Hur ser det ut den 7:e eller 8:e december
- Den 7:e passar bra
- Förmiddag eller eftermiddag?
- Förmiddag
- Kl 09:00 eller 11:00?
- Kl 11:00 passar bäst
- Toppen, då skickar jag dig en kalenderinbjudan för den 7 december kl 11:00.

Behovsanalys

Kommer snart

Mötesadministration

Kommer snart

Argumentation

Kommer snart

Söker du en partner för mötesbokning i Stockholm? Kolla gärna in www.mötesbokningstockholm.se




6 kommentarer:

  1. Tack för ett grymt bra bloginlägg! Ser fram emot att läsa mer.

    SvaraRadera
  2. Tack för ett bra blogginlägg, Peter! Jag satt precis idag och filade på en pitchstruktur som jag upplever gett det effektivaste utfallet, och det är inte helt lätt att identifiera vad som får ett samtal att fungera, då det verkligen är olika från fall till fall. Men just att knyta an genom att vara påläst om bolaget, läst om dem i tidningen är absolut min favorit! Det påverkar även ens egen känsla för den man ringer, vilket i sig ger ringar på vattnet och ökar chansen att etablera rapport. Bra input, det här kommer jag ha nytta av!

    SvaraRadera
    Svar
    1. Tack för din kommentar och värdefulla insikter Malin!

      Radera
  3. Hej, jag tycker ofta det är bäst att i korta punkter lista ner mina huvudpoänger i manuset. Tack i övrigt för många bra & konkreta tips. Har hört talas om er på Adsensus från flera affärskontakter och ni verkar proffsiga. Hoppas vi får chansen att jobba ihop nån gång

    SvaraRadera